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Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Privacy Policy
This privacy policy applies to personal data collected and stored by companies of the cosine group (cosine). The cosine group currently has companies in the Netherlands (headquarters), Germany and Italy. This policy will explain how our organization uses the personal data we collect from you when you visit our website and when you apply for a position (job or internship) at cosine. This includes information that is provided via our website, email and when we meet you in person.

Your permission

To submit a message using our website we ask you to give permission for the collection, storage and use of your data insofar as necessary and described in this policy.

What data do we collect and how?

  • When you visit our website, we store which pages you request, the time at which it occurs, the IP address from which you are accessing or the account you use and the system you use. We exchange a few cookies to keep track of your session.
  • When you visit our website and fill out a form online, we store which data you provide or modify, at what time you do this and from which IP address or account.
  • We store the e-mails you send to a cosine e-mail address.
  • When you apply for a position, we store personal identification information, such as your name, address, email address, telephone number and information regarding your education, career and related activities such as volunteer work.

How will we use your data?

When you visit our website and fill out a form online, we collect the information that you provide in a customer relationship management tool. We use your personal data for one of our cosine employees to contact you directly. If you have subscribed to the cosine newsletter we use it to send newsletters via email.

When you apply for a position, we process your application for a position at cosine and depending on the outcome of your application it will either:

  • be used for an offer for a position at cosine

  • be deleted from our database after 90 days

  • be anonymized to use as metadata for our internal recruitment reports

  • in some cases, with your consent, be added to our talent pool to consider you for future positions at cosine.

How do we store your data?

The data is stored on our own servers at cosine premises, the servers of Dutch hosting companies and data centers in the European Union.
When you apply for a position, we will keep your personal identification information for 90 days. Once this time period has expired, we will delete or anonymize your data. In case of anonymization, the data will only be available to us in the form of metadata for statistical analysis, without any direct personal reference, for example the number of applications per month/year.

Disclosure of data to third parties

When you visit our website and fill out a form online, we share your information with the companies in the cosine group. We do not share any of the information, including cookies, with any other person or organization.

When you apply for a position, data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. This database is operated by Personio GmbH, which offers a human resource and applicant management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). In this context, Personio is our processor under article 28 of the GDPR and the processing is based on an agreement between cosine and Personio.

What are your data protection rights?

We would like to make sure you are fully aware of your data protection rights. Every user is entitled to the following:
  • The right to access – You have the right to ask us for copies of your personal data.
  • The right to rectification – You have the right to request us to correct any information you believe is inaccurate. You also have the right to request us to complete the information you believe is incomplete.
  • The right to erasure – You have the right to request us to erase your personal data, under certain conditions.
  • The right to restrict processing – You have the right to request us to restrict the processing of your personal data, under certain conditions.
  • The right to object to processing – You have the right to object to processing of your personal data by cosine, under certain conditions.
  • The right to data portability – You have the right to request us to transfer the data that we have collected to another organization, or directly to you, under certain conditions.
If you make a request, we have one month to respond to you. If you would like to exercise any of these rights, please contact our Data Protection Officer.

Changes to our privacy policy

We may change this privacy policy from time to time by posting an updated version on the cosine website. In this case, the new privacy policy applies to any later visit to our recruitment pages or job application. We encourage you to check this policy regularly to keep up to date with the way we use your personal information. This policy was last updated on 10 April 2025.

How to contact us

If you have any questions about our privacy policy, your personal identification information collected by cosine, or would like to exercise one of your data protection rights, please contact our Data Protection Officer:
cosine
Attn. Karin Liang, Data Protection Officer
Warmonderweg 14
2171 AH Sassenheim
The Netherlands
+31 71 528 4962
privacy@cosine.nl

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.